Disponibilitatea sistemelor multifuncţionale, scanerelor, imprimantelor, copiatoarelor și altor articole de birotică este o condiție indispensabilă pentru optimizarea procesului de lucru și construirea unei afaceri de succes. Pentru dotarea completă a oficiilor cu astfel de dispozitive se cer investiţii semnificative. O alternativă a procurării lor poate fi închirierea de echipamentelor de birou pentru orice cerere specială. Închirierea echipamentelor de birou în condiții moderne devine din ce în ce mai actuală.
În plus, apar modificări noi ale echipamentelor inovatoare pe piața echipamentelor de birou, care îmbunătăţesc simţitor condițiile de lucru și productivitatea procesului de lucru al oficiului. Achiziționarea de echipamente noi în această situație nu este rentabilă, deoarece, pe lângă costurile achiziționării de echipamente, este necesar să se ia în calcul costul livrării, instalării și reglării echipamentului, întreținerii acestuia, achiziționării consumabilelor și asigurării permanente a modernizării echipamentelor de birou. O a doua opțiune este apelarea la serviciile centrelor poligrafice. Dar aceasta optiune este recomandabilă atunci când se face o comandă singulară de volum mare, or, activitatea curentă a oficiului implică operativitate. În același timp, costul tipăririi unei pagini de document în cazul închirierii de echipamente va fi mult mai ieftin.